Kancelaria adwokacka

„Krzysztof Janik Kancelaria Adwokacka”, zwana dalej „kancelarią” jest firmą prawniczą świadczącą usługi dla klientów na terenie Rzeczpospolitej Polskiej - w szczególności w Województwie Pomorskim.

W celu realizacji swoich celów, kancelaria gromadzi i przetwarza dane osobowe w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

W przypadku pytań dotyczących wykorzystywania Państwa danych osobowych w kancelarii prosimy o kontakt z:

E-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Adres pocztowy: Kancelaria Adwokacka Krzysztof Janik, Plac Grunwaldzki 18/3, 81 - 372 Gdynia

Prosimy o dokładne zapoznanie się z poniższymi informacjami.

Klauzula informacyjna – ogólna

Realizując obowiązek informacyjny wynikający z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”), wskazuję, że:

1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest adwokat Krzysztof Janik, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą: „Krzysztof Janik Kancelaria Adwokacka”, z siedzibą w Gdyni (81-372) przy ul. Plac Grunwaldzki 18/3, NIP: 5782605115, REGON: 220865965, tel.: 58 732 79 49, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.;

2. jeżeli są już Państwo naszym klientem, kontrahentem lub osobą, która reprezentuje naszego klienta lub kontrahenta, informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych zawarte zostały w klauzuli informacyjnej dostarczonej Państwu przy zawarciu umowy;

3. jeżeli są Państwo osobą wyznaczoną przez naszego klienta lub kontrahenta do kontaktu z nami w sprawach związanych ze świadczeniem pomocy prawnej:

a. Kancelaria przetwarza Pani/Pana dane, ponieważ jest to niezbędne do wykonania umowy zawartej z naszym klientem/kontrahentem,

b. podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), który polega na umożliwieniu kontaktowania się z Panią/Panem, wymiany korespondencji, w celach związanych z podejmowaną lub prowadzoną współpracą, wynikającą z zawartej umowy z naszym klientem/kontrahentem, który wyznaczył Panią/Pana do kontaktu z nami i ewentualnym ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń, wynikłych na tle stosowania umowy z naszym klientem/kontrahentem, który wyznaczył Panią/Pana do kontaktu z nami,

c. dane będą przetwarzane nie dłużej, niż jest to konieczne do kontaktu, wymiany korespondencji, w związku z podejmowaną lub powadzoną współpracą, a po tym czasie mogą być przetwarzane przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń,

d. podanie przez Panią/Pana danych jest dobrowolne, ale konieczne do kontaktu czy wymiany korespondencji;

4. jeżeli nie są Państwo naszym klientem, ani osobą, o której mowa w pkt 3:

a. Kancelaria przetwarza Pani/Pana dane osobowe wyłącznie w celu prowadzenia korespondencji i udzielenia odpowiedzi na zadane pytanie,

b. podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust 1 lit. f RODO) polegający na komunikacji,

c. dane będą przetwarzane nie dłużej, niż jest to konieczne do rozwiązania sprawy czy udzielenia odpowiedzi, a po tym czasie mogą być przetwarzane przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń,

d. podanie przez Panią/Pana danych jest dobrowolne, ale konieczne do tego, żeby rozwiązać sprawę czy odpowiedzieć na pytanie;

5. w każdym przypadku, o którym mowa w pkt 3 i 4:

a. odbiorcą Pani/Pana danych mogą być nasi pracownicy, podmioty z nami współpracujące, takie, jak w szczególności dostawcy usług IT,

b. ma Pani/Pan prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego dla przetwarzania danych osobowych (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych),

c. Kancelaria nie będzie przekazywać Pani/Pana danych osobowych poza EOG.

Klauzula informacyjna – Klienci

2. Kancelaria przetwarza Pani/Pana dane osobowe zamieszczone w Zleceniu w celu realizacji Zlecenia w zakresie niezbędnym do jego wykonania oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń, a także w związku z koniecznością dopełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.;

3. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust 1 lit. b) Rozporządzenia – w celu realizacji Zlecenia w związku ze świadczeniem usług prawnych, art. 6 ust 1 lit. c) Rozporządzenia – w celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku prowadzeniem działalności prawniczej, art. 6. ust 1 lit. f) Rozporządzenia – do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Kancelarię polegających na ustaleniu lub dochodzeniu ewentualnych roszczeń lub obrony przed nimi;

4. Kancelaria może udostępniać Pani/Pana dane osobowe podmiotom wspierającym Kancelarię w zakresie obsługi finansowo-księgowej, informatycznej, kurierskiej, a także współpracującym z nią kancelariom. Dane mogą być także przekazywane do sądów, organów administracji publicznej, mediatorów oraz innych podmiotów publicznych i prywatnych – jeżeli będzie to niezbędne dla prawidłowej realizacji Zlecenia;

5. Kancelaria przetwarza Pani/Pana dane osobowe przez okres realizacji Zlecenia, a po jej wygaśnięciu bądź rozwiązaniu do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń bądź do momentu wykonania praw i obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym ustawy o adwokaturze oraz przepisów podatkowych i rachunkowych;

6. Ma Pani/Pan prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, gdy nie ma podstaw do przetwarzania – prawo do żądania ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, a także prawo do przenoszenia danych oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego dla przetwarzania danych osobowych (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych);

7. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych, decyzje dotyczące Pani/Pana nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany (bez udziału człowieka).

8. Podanie danych osobowych w związku ze Zleceniem jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia i wykonanie tej umowy.

Polityka Bezpieczeństwa Informacji

Polityka Bezpieczeństwa informacji Kancelarii Adwokackiej Krzysztofa Janika, zaktualizowano w dniu 9 czerwca 2023 roku

Niniejsza Polityka bezpieczeństwa informacji, zwana dalej Polityką prywatności, została sporządzona w celu wykazania, że dane osobowe są przetwarzane i zabezpieczone zgodnie z wymogami prawa, dotyczącymi zasad przetwarzania i zabezpieczenia danych w kancelarii, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”).

Definicje:

1. Administrator Danych - adwokat Krzysztof Janik, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą: „Krzysztof Janik Kancelaria Adwokacka”, z siedzibą w Gdyni (81-372) przy ul. Plac Grunwaldzki 18/3, NIP: 5782605115, REGON: 220865965, tel.: 58 732 79 49, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.;

2. Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej;

3. System informatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych

4. Użytkownik – osoba upoważniona przez Administratora Danych do Przetwarzania danych osobowych;

5. Zbiór danych – każdy uporządkowany zestaw danych o charakterze osobowym, dostępny według określonych kryteriów;

6. Przetwarzanie danych – jakiekolwiek operacje wykonywane na Danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie w formie tradycyjnej oraz w systemach informatycznych;

7. Identyfikator użytkownika – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych jednoznacznie identyfikujący osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym (Użytkownika) w razie Przetwarzania danych osobowych w takim systemie;

8. Hasło – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych, znany jedynie osobie uprawnionej do pracy w systemie informatycznym (Użytkownikowi) w razie przetwarzania danych osobowych w takim systemie;

9. Uwierzytelnianie – działanie, którego celem jest weryfikacja deklarowanej tożsamości podmiotu (Użytkownika).

I. Postanowienia ogólne

1. Polityka prywatności dotyczy wszystkich Danych osobowych przetwarzanych w Kancelarii Adwokackiej Krzysztofa Janika, niezależnie od formy ich przetwarzania (przetwarzane tradycyjnie zbiory ewidencyjne, systemy informatyczne) oraz od tego, czy dane są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych.

2. Polityka prywatności jest przechowywana w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej w siedzibie Administratora.

3. Polityka prywatności jest udostępniana do wglądu osobom posiadającym upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na ich wniosek, a także osobom, którym ma zostać nadane upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, celem zapoznania się z jej treścią.

4. Zgodnie z art. 6 ustawy z 26 maja 1982 r. Prawo o Adwokaturze Dane osobowe przetwarzane w Kancelarii Adwokackiej Krzysztofa Janika, a uzyskane w związku z udzielaniem pomocy prawnej przez adwokata, objęte są tajemnicą adwokacką. Adwokata nie można zwolnić od obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej, co do faktów o których dowiedział się udzielając pomocy prawnej lub prowadząc sprawę.

5. W zakresie przetwarzania danych pozyskanych w związku z wykonywaniem czynności objętych tajemnicą adwokacką Administrator stosuje się do wskazanych powyżej przepisów dotyczących zachowania tajemnicy zawodowej.

6. Dla skutecznej realizacji Polityki prywatności Administrator Danych zapewnia:

a. odpowiednie do zagrożeń i kategorii danych objętych ochroną środki techniczne i rozwiązania organizacyjne,

b. kontrolę i nadzór nad Przetwarzaniem danych osobowych,

c. monitorowanie zastosowanych środków ochrony.

7. Monitorowanie przez Administratora Danych zastosowanych środków ochrony obejmuje m.in. działania Użytkowników, naruszanie zasad dostępu do danych, zapewnienie integralności plików oraz ochronę przed atakami zewnętrznymi oraz wewnętrznymi.

8. Administrator Danych zapewnia, że czynności wykonywane w związku z przetwarzaniem i zabezpieczeniem danych osobowych są zgodne z niniejszą polityką prywatności oraz odpowiednimi przepisami prawa.

II. Dane osobowe przetwarzane u administratora danych

1. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora Danych gromadzone są w zbiorach danych.

2. Administrator danych nie podejmuje czynności przetwarzania, które mogłyby się wiązać z poważnym prawdopodobieństwem wystąpienia wysokiego ryzyka dla praw i wolności osób. W przypadku planowania takiego działania Administrator wykona czynności określone w art. 35 i nast. RODO.

3. W przypadku planowania nowych czynności przetwarzania Administrator dokonuje analizy ich skutków dla ochrony danych osobowych oraz uwzględnia kwestie ochrony danych w fazie ich projektowania.

4. Administrator danych prowadzi rejestr czynności przetwarzania. Wzór rejestru czynności przetwarzania stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej polityki.

III. Obowiązki i odpowiedzialność w zakresie zarządzania bezpieczeństwem

1. Wszystkie osoby zobowiązane są do przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i zgodnie z ustaloną przez Administratora Danych Polityką Bezpieczeństwa, Instrukcją Zarządzania Systemem Informatycznym, a także innymi dokumentami wewnętrznymi i procedurami związanymi z Przetwarzaniem danych osobowych w Kancelarii Adwokackiej Krzysztofa Janika.

2. Wszystkie dane osobowe w Kancelarii są przetwarzane z poszanowaniem zasad przetwarzania przewidzianych przez przepisy prawa:

a. w każdym wypadku występuje chociaż jedna z przewidzianych przepisami prawa podstaw dla przetwarzania danych,

b. dane są przetwarzane są rzetelnie i w sposób przejrzysty,

c. dane osobowe zbierane są w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami,

d. dane osobowe są przetwarzane jedynie w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla osiągnięcia celu przetwarzania danych,

e. dane osobowe są prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane,

f. czas przechowywania danych jest ograniczony do okresu ich przydatności do celów, do których zostały zebrane, a po tym okresie są one anonimizowane bądź usuwane,

g. wobec osoby, której dane dotyczą, wykonywany jest obowiązek informacyjny zgodnie z treścią art. 13 i 14 RODO,

h. dane są zabezpieczone przed naruszeniami zasad ich ochrony.

3. Administrator danych nie przekazuje osobom, których dane dotyczą, informacji w sytuacji, w której dane te muszą zostać poufne zgodnie z obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej (art. 14 ust 5 pkt d RODO).

4. Za naruszenie lub próbę naruszenia zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych uważa się w szczególności:

a. naruszenie bezpieczeństwa Systemów informatycznych, w których przetwarzane są dane osobowe, w razie ich przetwarzania w takich systemach,

b. udostępnianie lub umożliwienie udostępniania danych osobom lub podmiotom do tego nieupoważnionym,

c. zaniechanie, choćby nieumyślne, dopełnienia obowiązku zapewnienia danym osobowym ochrony,

d. niedopełnienie obowiązku zachowania w tajemnicy Danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia,

e. przetwarzanie danych osobowych niezgodnie z założonym zakresem i celem ich zbierania,

f. spowodowanie uszkodzenia, utraty, niekontrolowanej zmiany lub nieuprawnione kopiowanie danych osobowych,

g. naruszenie praw osób, których dane są przetwarzane.

5. W przypadku stwierdzenia okoliczności naruszenia zasad ochrony danych osobowych Użytkownik zobowiązany jest do podjęcia wszystkich niezbędnych kroków, mających na celu ograniczenie skutków naruszenia i do niezwłocznego powiadomienia Administratora Danych. Do obowiązków Administratora Danych w zakresie zatrudniania, zakończenia lub zmiany warunków zatrudnienia pracowników lub współpracowników (osób podejmujących czynności na rzecz Administratora Danych na podstawie innych umów cywilnoprawnych) należy dopilnowanie, by:

a. pracownicy byli odpowiednio przygotowani do wykonywania swoich obowiązków,

b. każdy z przetwarzających dane osobowe był pisemnie upoważniony do przetwarzania zgodnie z „Upoważnieniem do przetwarzania danych osobowych” – wzór Upoważnienia stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej Polityki Bezpieczeństwa, Polityka bezpieczeństwa informacji,

c. każdy pracownik zobowiązał się do zachowania danych osobowych przetwarzanych w Kancelarii w tajemnicy. „Oświadczenie i zobowiązanie osoby przetwarzającej dane osobowe do zachowania tajemnicy” stanowi element „Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych”.

6. Pracownicy zobowiązani są do:

a. ścisłego przestrzegania zakresu nadanego upoważnienia,

b. przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami,

c. zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia,

d. zgłaszania incydentów związanych z naruszeniem bezpieczeństwa danych oraz niewłaściwym funkcjonowaniem systemu.

IV. Obszar przetwarzania danych osobowych

1. Obszar, w którym przetwarzane są Dane osobowe na terenie Kancelarii Adwokackiej Krzysztofa Janika, obejmuje pomieszczenie biurowe Kancelarii zlokalizowane w Gdyni (81-372) przy ulicy Plac Grunwaldzki 18/3.

2. Dodatkowo obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe, stanowią wszystkie komputery przenośne oraz inne nośniki danych znajdujące się poza obszarem wskazanym powyżej.

V. Określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych

1. Administrator Danych zapewnia zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności, rozliczalności i ciągłości Przetwarzanych danych.

2. Zastosowane środki ochrony (techniczne i organizacyjne) powinny być adekwatne do stwierdzonego poziomu ryzyka dla poszczególnych systemów, rodzajów zbiorów i kategorii danych, Środki obejmują:

a. ograniczenie dostępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe, jedynie do osób odpowiednio upoważnionych. Inne osoby mogą przebywać w pomieszczeniach wykorzystywanych do przetwarzania danych jedynie w towarzystwie osoby upoważnionej. Polityka bezpieczeństwa informacji,

b. zamykanie pomieszczeń tworzących obszar Przetwarzania danych osobowych określony w pkt IV. powyżej na czas nieobecności pracowników, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób trzecich,

c. wykorzystanie zamykanych szafek i sejfów do zabezpieczenia dokumentów,

d. wykorzystanie niszczarki do skutecznego usuwania dokumentów zawierających dane osobowe,

e. ochronę sieci lokalnej przed działaniami inicjowanymi z zewnątrz przy użyciu sieci firewall,

f. wykonywanie kopii awaryjnych danych na dysku,

g. ochronę sprzętu komputerowego wykorzystywanego u administratora przed złośliwym oprogramowaniem,

h. zabezpieczenie dostępu do urządzeń Kancelarii przy pomocy haseł dostępu,

i. wykorzystanie szyfrowania danych przy ich transmisji.

VI. Naruszenia zasad ochrony danych osobowych

1. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Administrator dokonuje oceny, czy zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

2. W każdej sytuacji, w której zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator zgłasza fakt naruszenia zasad ochrony danych organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki – jeżeli to wykonalne, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia. Wzór zgłoszenia określa załącznik nr 3 do niniejszej polityki.

3. Jeżeli ryzyko naruszenia praw i wolności jest wysokie, Administrator zawiadamia o incydencie także osobę, której dane dotyczą.

VII. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Administrator Danych Osobowych może powierzyć przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi wyłącznie w drodze umowy zawartej w formie pisemnej, zgodnie z wymogami wskazanymi dla takich umów w art. 28 RODO i tylko, jeżeli są to dane, które może ujawnić bez naruszenia adwokackiej tajemnicy zawodowej.

2. Przed powierzeniem przetwarzania danych osobowych Administrator w miarę możliwości uzyskuje informacje o dotychczasowych praktykach procesora dotyczących zabezpieczenia danych osobowych. Polityka bezpieczeństwa informacji.

VIII. Przekazywanie danych do państwa trzeciego

1. Administrator Danych Osobowych nie będzie przekazywał danych osobowych do państwa trzeciego, poza sytuacjami, w których następuje to na wniosek osoby, której dane dotyczą.

IX. Postanowienia końcowe

1. Za niedopełnienie obowiązków wynikających z niniejszego dokumentu pracownik ponosi odpowiedzialność na podstawie Kodeksu pracy, Przepisów o ochronie danych osobowych oraz Kodeksu karnego w odniesieniu do danych osobowych objętych tajemnicą zawodową.

2. Integralną część niniejszej Polityki bezpieczeństwa stanowią następujące załączniki:

Załącznik nr 1 - Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych,

Załącznik nr 2 - Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,

Załącznik nr 3 - Wzór oświadczenia i zobowiązania osoby przetwarzającej dane osobowe,

Załącznik nr 4 - Wzór zgłoszenia naruszenia zasad ochrony danych do organu nadzorczego.